Código de conducta y prácticas responsables

 El Código establece los criterios de actuación que deben ser desarrollados por los asociados de la Asociación de Estudiantes y Jóvenes Arquitectos durante las actividades vinculadas directamente a ASEJA o en representación de la misma ante terceros. Es desarrollado con la intención de generar una relación entre los miembros del colectivo bajo los principios de respeto e igualdad, tratando de que ninguna persona asociada a nuestro colectivo sufra discriminación por su razón de nacimiento, raza, sexo, religión, opinión o cualquier otra condición o circunstancia personal o social. Todo socio de la Asociación de Estudiantes y Jóvenes Arquitectos tiene derecho a recibir un trato digno y no perjudicar con su conducta a terceros.

1. Objetivo
El objetivo del presente Código es procurar un comportamiento profesional, ético y responsable de la Asociación de Estudiantes y Jóvenes Arquitectos (en adelante Aseja) y de todos sus asociados, en el desarrollo de sus actividades en cualquier parte del mundo, como elemento básico de su cultura asociativa y universitaria en la que se asienta la formación y el desarrollo personal y profesional de sus asociados. A tal efecto, se definen los principios y valores que deben regir las relaciones entre asociados y en las relaciones hacia terceros.
Para ello, el Código fomenta el conocimiento y la aplicación de la cultura asociativa y la actitud colaborativa, participativa y de respeto en Aseja, firmemente asentada en el cumplimiento de los derechos humanos y sociales y en la efectiva integración en la asociación de todo el colectivo de asociados, con respeto de su diversidad.

2. Ámbito de aplicación
El Código es de aplicación a todos los asociados que, al inscribirse, voluntariamente suscribieron el presente código y vincula a todo su colectivo, independientemente de la posición y función que se desempeñe en él.
El Código será notificado personalmente a todos sus socios, Directivos y a cualquier persona que la represente la asociación frente a terceros a lo largo de su relación con ésta. Asimismo, la obligación de su cumplimiento será recogida expresamente en el momento de la realización de la suscripción por parte del socio a la misma, expresando claramente su voluntad de cumplimiento.
La exoneración del cumplimiento, para casos concretos debidamente justificados, sólo podrá ser autorizada por la Junta Directiva, que deberá dar cuenta, a la mayor brevedad, a la Asamblea General de Socios exponiendo el motivo de dicha exención y el origen que la suscita.

3. Principios generales
El Código de Conducta se define como un compromiso ético que incluye principios y estándares básicos para el desarrollo adecuado de las relaciones internas, entre los asociados y externas, hacia terceros, allí donde desarrolle sus actividades. El no cumplimiento de una conducta responsable y acorde a los principios de la asociación pueden afectar a las relaciones entre socios y/o a la imagen de Aseja ante la sociedad.
El Código se basa en los siguientes principios:
– Todas las actividades de Aseja se desarrollarán bajo un prisma ético y responsable.
– El cumplimiento de la legislación vigente es presupuesto necesario del presente Código.
– El comportamiento de los asociados de Aseja se ajustará al espíritu y a la letra de este Código de Conducta y Prácticas Responsables.
– Todas las personas, físicas y jurídicas, que mantengan de forma directa o indirecta cualquier relación personal, profesional, económica, social y/o académica con Aseja, recibirán un trato justo y digno.

Asociados
Aseja no asocia a nadie que no tenga condición legal o tenga impedimento bajo sentencia judicial firme del uso de su derecho de asociación.
Ninguna persona asociada en Aseja será objeto de discriminación por razón de raza, discapacidad física, enfermedad, religión, orientación sexual, opinión política, edad, nacionalidad o género.
Aseja prohíbe toda forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal a sus asociados, así como cualquier otra conducta que pudiera generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil. Toda actividad que genera dichas conductas, o cualquier acuerdo con entidades o terceros que lo promuevan serán rescindidos.
Los asociados de Aseja tienen reconocida su membresía por parte de la Universidad de Granada y por parte de la Junta de Andalucía.
Ninguna actividad desarrollada por Aseja supondrá bajo ningún supuesto el deterioro físico o psicológico de ninguno de sus miembros.
La participación en las actividades desarrolladas por Aseja será siempre de carácter voluntario y nunca de carácter obligatorio.
Todas las actividades de Aseja se desarrollarán de forma segura y saludable.
Deberán conllevarse unas prácticas responsables durante el transcurso de visitas y viajes organizados que permitan el buen funcionamiento y desarrollo de la actividad, sin afectar a los compañeros que la realicen, cumpliendo los horarios establecidos por la organización y las restricciones, si las hubiere, que puedan poner en peligro la realización de la actividad.

Terceros
Aseja se compromete a realizar sus actividades en contacto con otras entidades con la máxima profesionalidad, diligencia y respeto, exigiendo a la contraparte la misma reciprocidad para con sus asociados.

Proveedores
Todos los proveedores de servicios de Aseja deben ser empresas responsables y respetuosas, y todo contrato y convenio efectuado con Aseja puede ser examinado en Asamblea General de Socios para valorar la idoneidad ética de la empresa mencionada.

Sociedad
Aseja se compromete a colaborar con las comunidades locales, nacionales con los colectivos, fundaciones, asociaciones y plataformas que permitan el desarrollo y crecimiento de éstas y de la sociedad.

4. Compromisos de conducta y prácticas responsables
4.1. Cumplimiento de la legislación aplicable y de la normativa interna
El cumplimiento normativo es presupuesto necesario del presente Código. Todos los asociados de Aseja deben cumplir la legislación vigente en el desarrollo sus actividades vinculadas a la asociación y que representen a la misma. La aplicación del Código en ningún caso podrá suponer el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes donde Aseja realice su actividad.
Todos los asociados de Aseja deben cumplir las normas y procedimientos internos de la asociación, así como las instrucciones que pudieran aprobarse en su desarrollo por parte de todos los socios en la Asamblea General de Socios.
Para facilitar el debido control interno, las actuaciones inadecuadas, puntuales o reiteradas por parte de los asociados de Aseja serán registrables en informes desde el punto de vista del cumplimiento normativo, de modo que la adecuación de las actuaciones a las normas internas y externas sea justificable, comprobable y verificable, en el caso de revisión por parte de la asociación. Si la infracción cometida es constitutiva de delito, la directiva o cualquier miembro de la asociación tendrán la obligación de dar traslado a las autoridades de la situación.
Aseja se compromete a poner los medios necesarios para que sus asociados conozcan y comprendan la normativa interna necesaria para el ejercicio de sus responsabilidades.
En caso de incumplimiento del Código, la Junta Directiva emprenderá un expediente que será valorado, previa notificación al interesado para que pueda comparecer a exponer las aclaraciones oportunas.
Aseja cuenta con un procedimiento de de notificación, que permite a cualquier persona denunciar una irregularidad, sufrida u observada y que bajo su juicio, suponga una vulneración del Código, de manera confidencial

4.2. Cumplimiento de acuerdos y convenios
Aseja integra, como parte de su normativa interna, el contenido del presente acuerdo, obteniendo el rango de Reglamento de Régimen Interno aprobado por Asamblea General de Socios.

4.3. Relaciones con asociados
Aseja considera a las personas y la sociedad como factor central de su actividad, defiende y promueve el cumplimiento de los derechos humanos y se compromete a la aplicación y promoción de la normativa en todos sus ámbitos de acción.
Todos los asociados están obligados a actuar, en sus actividades con otros asociados, conforme a criterios de respeto, dignidad y justicia, teniendo en cuenta la diferente sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo, ni discriminaciones por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad, con especial consideración hacia la atención y la integración laboral de las personas con diversidad funcional o minusvalías.
Todos los asociados son responsables de cumplir y de velar por por el cumplimiento de la norma y de generar un entorno de trabajo bajo los principios de solidaridad y respeto.
Está prohibido el consumo de sustancias que pudieran afectar al debido cumplimiento de sus obligaciones durante el desarrollo de actividades organizadas.

4.4. Relaciones con terceros
Todos los asociados están obligados a actuar, en sus relaciones con terceros en el desarrollo de su actividad en Aseja o en representación de la misma, conforme a criterios de consideración, respeto y dignidad, teniendo en cuenta la diferente sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo discriminaciones en el trato por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género o cualquier otra condición personal o social prohibida por la ley, con especial consideración hacia la atención de las personas con diversidad funcional o minusvalías.
De igual modo, Aseja exigirá para con sus asociados un trato igual al exigido a sus socios, pudiendo pronunciarse públicamente si se da una situación de injusticia o atropello hacia una persona o un grupo perteneciente a la Asociación.

4.5. Desarrollo de sus actividades

4.5. Desarrollo de sus actividades
El desarrollo del programa de actividades de Aseja se realiza siempre teniendo en cuenta la aplicación de la normativa propia y la legislación vigente y no admite en ningún caso promocionar actividades que no hayan sido aprobadas o incumplan la regulación y los principios de la asociación.
Los asociados de Aseja evitarán difundir información maliciosa, injuriosa o falsa sobre ningún miembro de la misma o sobre la asociación.
Cualquier actividad económica evitará, con carácter general, los pagos en metálico, por lo que se ha establecido un sistema de pago electrónico que registre todos los movimientos, a fin de tener unas cuentas transparentes y accesibles a todos los asociados. Toda la actividad de la asociación tendrá un régimen sin ánimo de lucro, destinando así sus excedentes para invertirlos en nuevas actividades y funciones que le sean propias a la asociación.

4.6. Relaciones con proveedores
Los asociados de Aseja se relacionarán con los proveedores de bienes y servicios de forma lícita, ética y respetuosa.
La selección de los proveedores se regirá por criterios de objetividad y transparencia, conciliando el interés de la asociación en la obtención de las mejores condiciones, con la conveniencia de mantener relaciones estables con proveedores éticos y responsables.
Todos los convenios y contratos de bienes y servicios suscritos por la asociación son accesibles por cualquier socio.
Todos los proveedores que trabajen con Aseja deberán comprometerse a respetar los derechos humanos y laborales de todos los empleados contratados, así como a involucrar y transmitir estos principios a sus socios de negocio. La vulneración de cualquiera de estos principios no será en ningún caso aceptada por Aseja, sometiendo la decisión de rescindir los contratos que Aseja tenga contraídos con dicha empresa a decisión de la Asamblea General de Socios.
Las actividades en materia de compras y aprovisionamientos se desarrollarán con estricto cumplimiento de las normas y procedimientos en vigor en la asociación. Todas las decisiones adoptadas en este ámbito deberán estar acreditadas, en el sentido de que deberán ser justificables, comprobables y verificables en el caso de revisión por parte de la Junta Directiva en cualquier momento. La administración de Aseja tiene la obligación de proteger la información depositada en ella de acuerdo a la legislación vigente.
Ningún asociado de aseja podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, regalos o dádivas, favores o compensaciones, en metálico o en especie, cualquiera que sea su naturaleza, que puedan influir en el proceso de toma de decisiones relacionado con el desempeño de las funciones derivadas de su cargo.

4.7. Relaciones con autoridades y funcionarios
Los asociados de Aseja se relacionarán con las autoridades e instituciones públicas, en aquellos ámbitos en los que desarrolla sus actividades, de forma lícita, ética, respetuosa y alineada con las disposiciones internacionales para la prevención de la corrupción y el soborno. Aquellos asociados que tengan relación con representantes de las administraciones públicas en representación de Aseja deberán estar específicamente autorizados por la Junta Directiva.
El personal que tenga relaciones con las administraciones públicas deberá documentar las decisiones tomadas y acreditar el cumplimiento de las normas internas y externas aplicables, con el objetivo de facilitar la revisión del cumplimiento normativo en este ámbito.
Como regla general, ningún asociado de Aseja podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, regalos o dádivas, favores o compensaciones, cualquiera que sea su naturaleza, a ó de cualesquiera autoridades o funcionarios.
Sólo se exceptúan de la regla anterior los obsequios y atenciones de escaso valor que sean proporcionados y razonables según la práctica, transparentes, entregados con motivo de intereses legítimos, socialmente aceptables, y esporádicos, para evitar que su contenido o regularidad pudiera llevar a un tercero independiente a dudar de la buena fe del asociado o de la asociación. Los obsequios en metálico están expresamente prohibidos.
Es responsabilidad de cada asociado conocer y valorar adecuadamente las prácticas locales, teniendo en cuenta el interés y la buena reputación de la asociación. En caso de duda, se deberá consultar con la Junta Directiva.
Los asociados evitarán obtener ventajas indebidas en materia fiscal para Aseja y se asegurarán de que la información declarada en esta materia a las autoridades es veraz y refleja fielmente la realidad de la asociación.
También se asegurarán de que las ayudas solicitadas o recibidas de las administraciones públicas reciben un uso adecuado y que su solicitud es transparente, evitando falsear las condiciones para su obtención o darles un uso distinto a aquél para el que fueron otorgadas.

4.8. Conflictos de interés
Los asociados de Aseja deberán evitar situaciones que puedan suponer un conflicto entre sus intereses personales y los de la asociación. También deberán abstenerse de representarla y de intervenir o influir en la toma de decisiones en las cuales, directa o indirectamente, ellos mismos o un tercero vinculado a ellos, tuvieran un interés personal. No podrán valerse de su posición en la asociación para obtener ventajas patrimoniales o personales ni oportunidades de negocio propias.
Aseja respeta la vida privada de su personal y consiguientemente la esfera privada de sus decisiones. En el marco de esta política de respeto, se exhorta a los asociados a que, caso de surgir conflictos de interés personales o de su entorno familiar que puedan comprometer la necesaria objetividad o profesionalidad de su función en Aseja, se pongan en conocimiento de la Junta Directiva, para que, con respeto de la confidencialidad e intimidad de las personas, se pueda proceder a la adopción de las medidas pertinentes en beneficio tanto de la sociedad como de las personas afectadas.
En concreto, son situaciones potenciales de conflicto y deberán ser objeto de comunicación a la Junta Directiva, las siguientes:
La realización por el asociado o por personas vinculadas a él, directa o indirectamente, por sí o a través de alguna sociedad o institución, de actividades que generen intercambio de bienes y/o servicios con Aseja, cualquiera que sea el régimen de retribución convenido.

4.9. Ejercicio de otras actividades
Se reconoce el derecho de los asociados a participar en actividades políticas legalmente reconocidas, siempre que éstas no se realicen en representación del colectivo y se desarrollen fuera cualquier vinculación de ninguna actividad o instalación de Aseja, de modo que no puedan ser atribuidas a la asociación. Cualquier declaración pública o comunicado oficial tiene que ser aprobado por la Junta Directiva, elegida democráticamente por todos los asociados en asamblea general de socios y representativa de la opinión del colectivo.

4.10. Uso de bienes y servicios de la asociación
Los asociados de Aseja utilizarán eficientemente los bienes y servicios de la asociación y no harán uso de ellos en beneficio propio.
Tampoco harán uso de fondos o tarjetas de la asociación para sufragar actuaciones que no sean propias de su actividad profesional.
Los asociados deben conocer que los documentos y datos contenidos en los sistemas y equipos de tecnologías de la información de Aseja, pueden contener ficheros de carácter confidencial o protegidos por la ley orgánica de protección de datos de carácter personal.

4.11. Confidencialidad de la información y protección de datos personales
Los miembros de Aseja tiene la obligación de proteger la información y el conocimiento generado en el seno de la organización, de su propiedad o que custodia.
Los asociados se abstendrán de utilizar en su propio beneficio cualquier dato, información o documento obtenido durante el ejercicio de su actividad. Tampoco comunicarán información a terceros, excepto en cumplimiento de la normativa aplicable, de las normas de la asociación o cuando sean expresamente autorizados a ello. Asimismo, tampoco utilizarán datos, información o documentos de carácter confidencial provenientes de una tercera institución sin su autorización por escrito.
Los asociados de Aseja se comprometen a mantener la confidencialidad y a hacer un uso acorde con la normativa interna en la materia, de cualquier dato, información o documento obtenido durante el ejercicio de sus responsabilidades en la asociación. Con carácter general, y a menos que se les indique lo contrario, la información a la que tienen acceso debe ser considerada confidencial y únicamente podrá ser usada para la finalidad para la que fue obtenida.
Asimismo, no deberán hacer duplicados, reproducirla ni hacer más uso de la información que el necesario para el desarrollo de sus tareas y no la almacenarán en sistemas de información que no sean propiedad de Aseja, salvo en los casos y finalidades expresamente autorizados.
Los asociados de Aseja deberán respetar la intimidad personal y familiar de todas aquellas personas, se trate de asociados u otros, a cuyos datos tenga acceso. Las autorizaciones de utilización de datos deben responder a solicitudes concretas y justificadas. Los asociados de Aseja deberán cumplir estrictamente las normas, internas y externas, establecidas para velar por el buen tratamiento de la información y de los datos aportados a la asociación por terceros.
En la recopilación de datos de carácter personal de asociados, proveedores o cualquier persona o entidad con la que se guarde una relación contractual o de otra naturaleza, todos los asociados de Aseja obtienen los consentimientos, cuando resulta preceptivo, y se comprometen a la utilización de los datos conforme a la finalidad autorizada por el otorgante de dicho consentimiento y a la legislación vigente. Asimismo, los asociados de Asja deben conocer y respetar todos los procedimientos internos implementados respecto del almacenamiento, custodia y acceso a los datos y que están destinados a garantizar los diferentes niveles de seguridad exigidos conforme a la naturaleza de los mismos.
Los asociados comunicarán a la Junta Directiva cualquier incidencia que detecten relacionada con la confidencialidad de la información o con la protección de datos personales.

4.12. Protección de la propiedad intelectual e industrial
Aseja está comprometida con la protección de la propiedad intelectual e industrial propia y ajena. Esto incluye, entre otros, derechos de autor, patentes, marcas, nombres de dominio, derechos de reproducción, derechos de diseños, de extracción de bases de datos y derechos sobre conocimientos técnicos especializados.
Aseja responde de la originalidad de sus propios diseños y publicaciones y se asegurará de que sus proveedores garanticen la originalidad de los diseños que ponen a disposición de la asociación.
La propiedad intelectual e industrial fruto del trabajo de los asociados durante su actividad en la asociación, y que tenga relación con las actividades presentes y futuras de Aseja, será propiedad de la asociación.

4.13. Registro de operaciones
Todas las operaciones con trascendencia económica que realice la asociación, figurarán con claridad y exactitud en registros contables para que representen la imagen fiel de la contabilidad y estarán a disposición de los socios a través de la Tesorería.

4.14. Compromiso social
La Responsabilidad Social de Aseja, entendida como su compromiso social y medioambiental en el desarrollo de sus actividades y en beneficio de todos sus grupos de interés, forma parte inseparable de su modelo de asociación.
El compromiso social de Aseja se concreta en el desarrollo y fomento de actividades de acción social, realizadas por la organización o en colaboración con organizaciones sociales.
Los asociados de Aseja desarrollarán su actividad promoviendo la sostenibilidad social de la asociación, como vía para la creación responsable de valor para todo su colectivo.

5. Cumplimiento del Código y Comité de Ética
A fin de garantizar el cumplimiento del presente Código, la Junta Directiva podrá actuar por propia iniciativa o a instancia de cualquier asociado de Aseja o de un tercero, mediante denuncia realizada de buena fe.
La Junta Directiva debe supervisar del cumplimiento y dar difusión interna al Código entre todos los asociados de Aseja, recepcibir todo tipo de escritos, relacionados con la aplicación del Código; controlar y supervisar la tramitación de los expedientes y su
resolución; interpretar las dudas que plantee la aplicación del Código.
En el ejercicio de sus funciones, la Junta Directiva deberá garantizar la confidencialidad de todos los datos y antecedentes manejados y de las actuaciones llevadas a cabo, salvo que por ley o requerimiento judicial proceda la remisión de información; respetar el pleno derecho de audiencia y de la presunción de inocencia de cualquier persona afectada.
Las decisiones de la Junta Directiva tendrán carácter vinculante para Aseja y para el asociado.

6. Publicidad del Código
El Código se hará llegar al asociado al momento de su suscripción y será publicado en la web de la asociación.